8 Schritte zum erfolgreichen Meetup

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Blogbeitrag von : Stephan Luckow

Ich werde immer wieder von Menschen gefragt, wie man ein Meetup ins Leben ruft und was da ablaufen kann. Mit diesem "How To Meetup/Usergroup/Stammtisch" möchte ich kurz meine Erfahrungen teilen:

1. Beschließe, es einfach mal zu machen

Du hast vor, ein Treffen zu einem Thema zu organisieren, um dich mit anderen dazu auszutauschen. Dank des Internet ist dir auch bekannt, dass du mit deinem Thema nicht alleine auf der Welt bist. Jetzt geht es also nur noch darum herauszufinden, ob es in deiner Umgebung mehr Menschen als dich gibt. Glückwunsch - der Entschluss steht, der erste Schritte ist schon geschafft.

2. Finde einen passenden Ort

Vielleicht gibt es in deiner Umgebung ein Unternehmen, das sich mit deinem Thema beschäftigt und Räume zur Verfügung stellen kann. Vielleicht gibt es einen Co-Workingspace. Falls nicht, eignet sich auch erstmal ein Café mit einer ruhigen Ecke. Das schöne am Treffen mit Menschen ist, dass es auch ohne Computer, Internet und Beamer sehr spannend sein kann. Sobald ihr euch ein paarmal getroffen habt, wirst du wissen, wie viele ihr seid und du wirst wissen, welches Equipment vor Ort zur Verfügung stehen muss. Dann kann man immer noch gemeinsam nach einem geeigneteren Ort suchen.

3. Finde einen passenden Termin

Es wird ja kein ganztägiger Workshop, also bieten sich werktägliche Abendtermine mit einem Zeitfenster von 2-3 Stunden an. Wenn du bereits potentielle Teilnehmer/innen im Auge hast, kläre mit ihnen einen passenden wiederkehrenden Wochentag (z. B. "jeden 3. Dienstag im Monat"). Auf einschlägigen Plattformen kannst du dich über "konkurrierende" Termine informieren. Bei Meetup, Xing-Events oder Eventbrite beispielsweise könntest du nach Themen suchen, die eine Nähe zu deinem Thema haben. Notiere dir diese Fundstücke, du brauchst sie im nächsten Schritt nochmal. Aber vermeide deren regelmäßige Termine. Sie sind bereits etabliert, so würdest du den Kreis für dein eigenes Meetup unnötig einschränken.

4. Werbe für dein Treffen

Gib den Menschen auf den unterschiedlichen Plattformen/Social-Media-Kanälen ausreichend Gelegenheit, mitzubekommen, dass es ein Meetup geben wird, das sie interessieren könnte. Mindestens 4 Wochen Vorlauf sollten es schon sein. Wenn du selbst z. B. nur bei Twitter aktiv bist, suche dir jemanden, der mit z. B. Facebook oder LinkedIn vertraut ist und dich bei der Bekanntmachung unterstützt. Und natürlich gehört die Meetup-Information auf eine Website zum Thema; typischerweise haben Open-Source-Communities dafür einen Kommunikationskanal vorgesehen.

Finde einen Hashtag (Stichwort-Link) zu deinem Meetup oder erstelle einen. Etablierte Hashtags haben natürlich eine größere Reichweite und können mit deinem Ort/deiner Region ergänzt werden. Du wirst staunen, welche Wege manche Leute auf sich nehmen, um solch ein Treffen zu besuchen, sofern sie es nur mitbekommen haben. Während oder kurz nach dem ersten Treffen sollte weitere Werbung stattfinden. Menschen finden heraus, was sie verpasst haben. Die kommen bestimmt bei einem der nächsten Male.

Auch wenn du um Anmeldung gebeten haben solltest (empfehlenswert, damit du selbst einschätzen kannst, was/wer dich erwartet), rechne mit No-Shows genauso wie mit Unangemeldeten. Sie lassen es sausen oder kommen einfach, wenn es kurzfristig reinpasst und haben oft keine Sensibilität für dein Bedürfnis, besser planen zu können.

5. Vorsorge gegen Durst (und Hunger)

Mit trockener Kehle spricht es sich nicht gut. In einem Café ist dafür zum Glück gesorgt, aber außerhalb gastronomischer Einrichtungen sollte zumindest ein Getränkevorrat vorhanden sein. Viele Meetups organisieren das zum Selbstkostenpreis auf Vertrauensbasis mit einer Getränkekasse. Natürlich muss sich jemand darum kümmern. Kommuniziere das auch gleich bei der Begrüßung, damit alle Bescheid wissen.

Sollte das Meetup in der "After Work"-Zeit stattfinden, empfiehlt es sich, einen Pizzasponsor o. ä. zu suchen. Das leibliche Wohl ist ein dankbares und oft unterschätztes Thema für Sponsoring. Alternativ suche ein Restaurant mit verträglichen Preisen in der Nähe und kündige zum Start an, dass ihr euch im Anschluss dort noch zusammensetzen könnt.

6. Unterstütze bei der Orientierung

Banale Erkenntnis: wer zum ersten Mal hinkommt, ist zum ersten Mal da – und wird sich schlecht zurecht finden. Hilf den Menschen dabei, ohne Verunsicherung den Eingang/die Klingel/den Aufgang/den Raum zu finden. Drucke den Namen des Meetups bzw. das Thema gut leserlich auf DIN-A4-Blätter, nimm (rückstandsfreie) Klebestreifen mit und bringe die Ausdrucke überall da an, wo Menschen sich fragen könnten, wo es weitergeht. Bei einem Bürogebäude sorge dafür, dass die Eingangstür offen ist. Zuspätkommende sollten vorab eine Kontaktmöglichkeit bekommen haben, die sie nutzen können. Bei Stammtischen bieten sich auch Wimpel an, die in vollen Cafes gleich zeigen, welcher Tisch der richtige ist.

7. Akzeptiere deine Rolle

Die typische Erwartungshaltung der anderen: Du bist der Veranstalter/die Veranstalterin. Du eröffnest. Du hast Themen. Sie haben bestimmt genauso viele Erwartungen, Fragen und Ideen wie du, überlassen es aber gerne dir, weil du eingeladen hast. Sei darauf vorbereitet. Begrüße sie, sprich über Erwartungshaltungen. Auch wenn du es selbst so nicht sehen möchtest: sie halten dich zunächst für den Menschen mit der Expertise im Thema, schließlich hast du eingeladen.

8. Gib Anreize bei den Themen

Bis andere vorschlagen, einen Vortrag zu halten, dauert es erfahrungsgemäß eine Weile. Sie wollen selbst erst einschätzen können, ob sie sich ggf. blamieren, weil alle anderen in der Gruppe sich ja besser auskennen könnten. Vor allem du (siehe oben).

Es ist hilfreich, eine Struktur vorzuschlagen. Daran kann man sich entlang hangeln, bis es klarere Vorstellungen gibt:

Vorstellungsrunde

Lade zu einer Vorstellungsrunde ein, um den Hintergrund und die Erwartungen der Teilnehmenden besser kennenzulernen. Mach dir Notizen, damit du später gezielt einzelne zu ihren Themen ansprechen kannst. Sprechen hilft dabei, die eigene Unsicherheit vor der Gruppe abzulegen. Wiederhole Vorstellungsrunden auch auf den künftigen Treffen. Zur Erinnerung für die Wiederkehrenden, zum "Abholen" für die Neuen.

Anfänger-/Einsteigerfragen

Welche Fragen zum Thema stellen sich dir akut? Welche Fragen stellen sich den anderen? Lass Raum dafür.

Vorträge

Kündige an, dass bei den künftigen Treffen Vorträge erwünscht sind. Gib Zielvorgaben zur Länge (z. B. 20 Minuten für einen Vortrag, 5 Minuten für einen "Flashtalk"). Ziehe deine Notizen hinzu und versuche Teilnehmer/innen dazu zu motivieren, zu einem erwähnten Thema einen Vortrag zu halten. Vielleicht hast du im Vorfeld sogar ein Thema soweit aufbereitet, dass du selbst bereits einen kurzen Vortrag halten kannst.

Expertenrunde/Erfahrungsaustausch

Bestimmte Herausforderungen können unterschiedlich gelöst werden. Wie machen es die anderen? Hier bieten sich Diskussionsrunden an.

Veranstaltungshinweise

Was sind die nächsten relevanten Termine? Berichte auch über vergangene Veranstaltungen zum Thema, die du besucht hast.

Feedbackrunde

Frage im Anschluss die Stimmung ab. Was hat besonders viel Spaß gemacht, was kann bein nächsten Mal besser laufen? Bringt jemand Themen mit oder einen Vortrag? Wird ein Beamer oder Flipchart benötigt? Müssten dazu andere Räumlichkeiten gefunden werden und hat jemand einen Vorschlag? Suche dir am besten auch gleich jemanden, der mit dir zusammen die nächste Veranstaltung verantwortet. (Je erfolgreicher euer Treffen wird, desto mehr Arbeit macht die Organisation derselben.)

Wichtig beim ersten Treffen ist natürlich auch die Fragen, ob der Termin passt oder ob sich die Gruppe auf einen anderen Wochentag, eine andere Uhrzeit verständigen möchte. Und in welcher Frequenz. Wöchentlich, monatlich, quartalsweise? Dazu könnt ihr auch ein Doodle aufsetzen und mehrere Termine vorschlagen. Achte beim Anlegen auf die "Vielleicht"-Option, die gern übersehen wird. Bei reinen Ja/Nein-Umfragen kommt nie der optimale Termin heraus. Auch hier auf ausreichend Vorlauf achten. Auch diese Umfrage über alle Kanäle kommunizieren, damit Leute Interesse signalisieren können, denen dieser erste Termin überhaupt nicht passte.

 

Wenn du das alles auf dem Schirm hast, kann eigentlich alles nur gut gehen? Ach was :) Ich selber habe schon Usergroups ins Leben gerufen und habe bei einem monatlichen Rhythmus 8 Monate mit einem einzigen anderen Menschen verbracht. Irgendwann platzt der Knoten oder aber dich verlässt die Zuversicht. Wir haben damals durchgehalten, zwischenzeitlich viele Menschen gezielt angerufen und eingeladen. Später dann hatten wir in den besten Zeiten 50 andere Menschen auf unserer Usergroup. Dazwischen lagen allerdings auch mehr als 3 Jahre.

Ich wünsche dir viel Erfolg, viel Spaß - und danke für dein Engagement!

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