Das richtige Konzept

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Blogbeitrag von : Meike Jung

Von der guten Planung hängt alles ab: vom Einhalten des Budgets bis zur Wahl des passenden Content-Management-Systems.

Vergleichen Sie Ihr Webprojekt ruhig mit einem Hausbau: Sie werden Ihren Architekten nicht ohne weitere Angaben fragen „Was kostet denn so ein Haus?“ Sie werden auch nicht die großzügige Luxusvilla planen lassen, wenn Sie sich eigentlich nur ein bescheidenes Reihenhaus leisten können. Und fragen Sie jetzt bitte nicht, wer denn auf solche Ideen komme – jeder Dienstleister in dieser Branche wird Ihnen bestätigen: solche Erwartungen haben wirklich viele Kunden. Fairerweise muss man zugeben: weil sie es nicht besser wissen.

Es ist natürlich legitim, dass Sie zum aktuellen Zeitpunkt noch gar nicht wissen, in welchen Preiskategorien sich CMS-Projekte bewegen. Drei Tipps, die Sie unbedingt befolgen sollten:

  • Setzen Sie sich einen realistischen Budgetrahmen.
  • Lassen Sie sich konzeptionell beraten.
  • Und seien Sie nicht allzu misstrauisch.

Die Budgetierung

Der Budgetrahmen ist das wichtigste Hilfsmittel für die Beratung, denn er grenzt die Möglichkeiten ein. Sie bringen sich so vielleicht um die Chance, alles zu erfahren, was mit Content-Management-Systemen möglich ist, andererseits ersparen Sie sich aber auch jede Menge Enttäuschungen, weil die Wunschliste einfach zu teuer würde.

Gar nicht so selten zeigen Auftraggeber die Regung, das Budget lieber nicht nennen zu wollen – offenbar aus der Befürchtung heraus, dass es dann auch ausgeschöpft werde, obwohl man den gewünschten Funktionsumfang billiger haben könnte. Weitaus häufiger ist aber der Fall, dass Dienstleister ohne Kenntnis des Budgets mit viel Aufwand ein Angebot erstellen, das überhaupt nicht zu den Vorstellungen des Kunden passt.

Typische CMS-Projekte kosten zwischen wenigen tausend und mehreren hunderttausend Euro. Das kommt eben darauf an, ob Sie eine Gartenlaube oder eine Hotelanlage bestellen.

Konzeption als Dienstleistung

Eine unabhängige Beraterin kann Ihnen auch in Budgetfragen weiterhelfen. Vor allem aber bei der Dimensionierung Ihrer Anforderungen. Wie bei Architektenleistungen werden Sie auch für diese Leistung Geld bezahlen müssen, das aber gut investiert ist.

Sie können mit der Konzeption durchaus eine Agentur beauftragen, die Erfahrung mit der Umsetzung von CMS-Projekten hat. Stellen Sie nur direkt klar, dass Sie die Umsetzung anderweitig beauftragen wollen. Auf diese Weise gibt es keinen Interessenskonflikt. Ihre Berater werden Ihnen nichts „aufschwatzen“ wollen, sondern mit Ihnen zusammen erarbeiten, was Sie wirklich benötigen.

Diese Anforderungen werden in ein „Lastenheft“ geschrieben – ein Dokument, das als Grundlage für die Angebotsanfragen dient. Standardfunktionen werden nicht unnötig episch ausformuliert, aber Funktionen, die unterschiedlich umfangreich ausgelegt werden könnten, werden genau beschrieben. Wenn Ihr Architekt Angebote für die Fenster einholt, schreibt er auch die Maße dazu und weist auf die Dreh-Kipp-Funktion hin.

„Wer als Werkzeug nur den Hammer kennt, für den ist jedes Problem ein Nagel.“

Es ist hilfreich, wenn Ihre Beraterin sich mit verschiedenen CMS auskennt. Jedes System hat unterschiedliche Stärken und Schwächen, und was beim einen System „aus der Tüte fällt“, muss beim anderen mit nennenswertem Aufwand hinzuprogrammiert werden. Deshalb ist es wichtig, einen bewanderten Blick auf das „große Bild“ zu werfen: Was ist am Anfang unerlässlich, und welche Ausbaustufen sind absehbar? Beispielsweise soll am Anfang nur ein Redakteur mit Ihrem CMS arbeiten, aber in zwei Jahren sollen verschiedene Abteilungen ihre Inhalte (und nur diese) selbst pflegen oder wollen Sie Ihren Kunden einen Zugang geben, um Zugriff auf geschützte Dokumente zu ermöglichen. Es wäre gut, wenn Sie in zwei Jahren dann auch noch mit demselben CMS arbeiten könnten.

Vergleichbare Angebote

Es ist eine alte Weisheit, dass man Äpfel nicht mit Birnen vergleichen sollte. Das kommt natürlich darauf an. Vielleicht wollen Sie auch einfach nur Obst essen – dann kaufen Sie ruhig dasjenige, das gerade im Angebot ist. Oder – um beim Architekturbeispiel zu bleiben – ist es Ihnen egal, ob sich die Dachflächenfenster öffnen lassen?

Bezogen auf Content-Management-Systeme bedeutet das: Die Grundfunktionen beherrschen sie alle. Nutzer können sich einloggen und Inhalte erstellen, ändern, löschen. Es können Bilder und Links eingefügt werden, die Seitenstrukturen sind semantisch korrekt aufgebaut und mit Metainformationen anreicherbar. Keines wird Ihnen ein festes Design vorschreiben oder wie Menüpunkte beschriftet werden.

Eine weitere alte Weisheit lautet: Der Teufel steckt im Detail. Lautet die Vorgabe „Nutzer sollen sich anmelden können“, wird jeder Anbieter sagen: „Geht.“ Der eine darf darunter verstehen, dass Redakteure sich am Backend anmelden können (eine Grundfunktion jedes CMS), der andere, dass sich Seitenbesucher anmelden und ein „Profil“ über sich pflegen können, einschließlich Portraitfoto und Kontaktdaten. Kaum jemand fragt zu diesem Zeitpunkt nach, ob ein angemeldeter Nutzer als Verfasser seiner Inhalte ausgewiesen werden soll und was mit diesen Inhalten passieren soll, wenn der Nutzer seinen Account später löschen sollte.

Hier noch ein paar Beispiele, wo es häufig zu Missverständnissen kommt und wie solche Anforderungen spezifiziert werden können, um vergleichbare Angebote zu erhalten:

Missverständlich Besser
„Suchfunktion“

Die Suchfunktion soll folgende Anforderungen erfüllen:

  • Treffer nur 1x listen, auch wenn der Suchbegriff mehrfach auftaucht
  • Es soll möglich sein, einzelne Inhaltskategorien von der Suche auszunehmen (z. B. Benutzerprofile)
  • Erweiterte Suchseite: Einschränkung auf Inhaltskategorien möglich (Informationen, Katalog, Ansprechpartner)
  • Suchergebnisse: Treffer sollen nach Inhaltskategorien gegliedert unter entsprechenden Überschriften aufgelistet werden.
  • Die Relevanz der Suchtreffer soll prozentual angezeigt werden. Sortierung nach Relevanz (absteigend) innerhalb der Gliederungen
„Beliebige Slideshows

Slideshows

Beliebig viele Bilder sollen unter ein „Thema“ gestellt werden können (z. B. Veranstaltung XY). Die so gruppierten Bilder sollen als Slideshow automatisch zusammengestellt werden und als Teil beliebiger Inhaltsseiten platziert werden können.

Die Slideshows hat eine feste Größe von 800 x 600 Pixeln. Andere Formate sollen auf diese Größe proportional skaliert werden.

  • Anzuzeigende Elemente:
  • Bild, Bildunterschrift, Fotograf, CC-Lizenz
  • Steuerungssymbole: Vor/Zurück, Start, Stopp
  • Ein Symbol je Bild (Thumbnail oder Kreissymbol, aktuelles hervorgehoben) zum direkten Ansteuern (Pfeile zum Weiterblättern bei vielen Bildern)
„Freigabeprozess“

Freigabeprozess:

Die Inhalte werden nach dem „4-Augen-Prinzip“ veröffentlicht. Ein Nutzer mit der Rolle „Redaktion“ kann Inhalte nur als Entwurf speichern und „zur Prüfung“ geben, aber nicht publizieren. Ein Nutzer mit der Rolle „Chefredaktion“ hat diese Rechte ebenfalls, kann darüber hinaus aber jegliche Inhalte publizieren – oder mit einer Begründung ablehnen. „Redaktion“ erhält eine Benachrichtigung (im Backend oder per E-Mail) über die Ablehnung.

Ausnahme: Stellenangebote können ohne Freigabe publiziert werden.

„Bestellfunktion für Publikationen“

Bestellfunktion für Publikationen:

  • Derzeit sollen die Bestellung ausschließlich „auf Rechnung“ und per E-Mail an shop@unserefirma.eu erfolgen. Ein vollwertiges Shopsystem ist nicht angedacht.
  • Jede Publikation kann sowohl aus der Übersicht als auch aus der Detailsicht heraus in einen „Warenkorb“ gelegt werden. Es gibt ein Feedback, aber der Benutzer bleibt auf der aktuellen Seite.
  • Der Warenkorb ist über einen gut sichtbaren Link erreichbar. Oberhalb des Links wird der Gesamtwarenwert angezeigt.
  • In der Warenkorbansicht können Publikationen gelöscht oder ihre Anzahl erhöht werden. Die Anzeige der Einzelpreise, Summe und Ausweis der MwSt., Widerrufsbelehrung etc. folgen den gesetzlichen Vorgaben und können an geänderte Vorgaben angepasst werden.

Separate Angaben für Rechnungs- und Lieferanschrift sind möglich. Besteller aus dem Ausland müssen ihre USt.-ID angeben.

„Responsives Design“

Responsives Design:

Siehe beigefügtes Screendesign. Es sind 3 Breakpoints vorgesehen.

Bitte beachten: in der mobilen Variante werden einige Inhalte nicht angezeigt. Das Menü wird über eine Schaltfläche „aufgeklappt“.

Bei letztgenannter Anforderung wäre noch zu erwähnen, dass es wenig sinnvoll ist, einen Dienstleister mit der Anforderung „responsives (bzw. adaptives) Design allein zu lassen. Sie möchten sich nicht ausmalen, mit welch kreativer Argumentation eine solche Anforderung bereits als erfüllt gelten kann, wenn es darum geht, einen konkurrenzfähigen Preis aufzurufen. Andererseits möchten Sie sich auch nicht ausmalen, wie teuer es werden kann, wenn die Designerin bei der Umsetzung wirklich kreativ sein darf.

Mit einer möglichst konkreten Leistungsbeschreibung können Sie nun bei verschiedenen Dienstleistern (gängig sind 3, mehr als 5 wäre gemein und schadet der Volkswirtschaft) Angebote einholen. Bei der Bewertung der Angebote können Sie wiederum ihre Beraterin hinzuziehen. Es sei denn, das Vertrauensverhältnis ist mittlerweise so gut, dass Sie überraschend doch bei Ihrer Beraterin selbst ein Angebot anfordern.

Das ist wie mit dem Architekten, der dann auch die Bauleitung übernimmt: Vertrauen ist die beste Grundlage.

Weiterlesen: Design ist kein Konzept

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