Von der guten Planung hängt alles ab: vom Einhalten des Budgets bis zur Wahl des passenden Content-Management-Systems.
Vergleichen Sie Ihr Webprojekt ruhig mit einem Hausbau: Sie werden Ihren Architekten nicht ohne weitere Angaben fragen „Was kostet denn so ein Haus?“ Sie werden auch nicht die großzügige Luxusvilla planen lassen, wenn Sie sich eigentlich nur ein bescheidenes Reihenhaus leisten können. Und fragen Sie jetzt bitte nicht, wer denn auf solche Ideen komme – alle Dienstleister:innen in dieser Branche werden Ihnen bestätigen: solche Erwartungen haben wirklich viele Kunden. Fairerweise muss man zugeben: weil sie es nicht besser wissen.
Es ist natürlich legitim, dass Sie zum aktuellen Zeitpunkt noch gar nicht wissen, in welchen Preiskategorien sich CMS-Projekte bewegen. Drei Tipps, die Sie unbedingt befolgen sollten:
- Setzen Sie sich einen realistischen Budgetrahmen.
- Lassen Sie sich konzeptionell beraten.
- Und seien Sie nicht allzu misstrauisch.
Die Budgetierung
Der Budgetrahmen ist das wichtigste Hilfsmittel für die Beratung, denn er grenzt die Möglichkeiten ein. Sie bringen sich so vielleicht um die Chance, alles zu erfahren, was mit Content-Management-Systemen möglich ist, andererseits ersparen Sie sich aber auch jede Menge Enttäuschungen, weil die Wunschliste einfach zu teuer würde.
Gar nicht so selten zeigen Auftraggeber:innen die Regung, das Budget lieber nicht nennen zu wollen – offenbar aus der Befürchtung heraus, dass es dann auch ausgeschöpft werde, obwohl man den gewünschten Funktionsumfang billiger haben könnte. Weitaus häufiger ist aber der Fall, dass Dienstleister:innen ohne Kenntnis des Budgets mit viel Aufwand ein Angebot erstellen, das überhaupt nicht zu den Vorstellungen der Kundin passt.
Typische CMS-Projekte kosten zwischen wenigen tausend und mehreren hunderttausend Euro. Das kommt eben darauf an, ob Sie eine Gartenlaube oder eine Hotelanlage bestellen.
Konzeption als Dienstleistung
Eine unabhängige Beraterin kann Ihnen auch in Budgetfragen weiterhelfen. Vor allem aber bei der Dimensionierung Ihrer Anforderungen. Wie bei Architekturleistungen werden Sie auch für diese Leistung Geld bezahlen müssen, das aber gut investiert ist.
Sie können mit der Konzeption durchaus eine Agentur beauftragen, die Erfahrung mit der Umsetzung von CMS-Projekten hat. Stellen Sie nur direkt klar, dass Sie die Umsetzung anderweitig beauftragen wollen. Auf diese Weise gibt es keinen Interessenskonflikt. Ihre Berater:innen werden Ihnen nichts „aufschwatzen“ wollen, sondern mit Ihnen zusammen erarbeiten, was Sie wirklich benötigen.
Diese Anforderungen werden in ein „Lastenheft“ geschrieben – ein Dokument, das als Grundlage für die Angebotsanfragen dient. Standardfunktionen werden nicht unnötig episch ausformuliert, aber Funktionen, die unterschiedlich umfangreich ausgelegt werden könnten, werden genau beschrieben. Wenn Ihr Architekt Angebote für die Fenster einholt, schreibt er auch die Maße dazu und weist auf die Dreh-Kipp-Funktion hin.
„Wer als Werkzeug nur den Hammer kennt, für den ist jedes Problem ein Nagel.“
Es ist hilfreich, wenn Ihre Beraterin sich mit verschiedenen CMS auskennt. Jedes System hat unterschiedliche Stärken und Schwächen, und was beim einen System „aus der Tüte fällt“, muss beim anderen mit nennenswertem Aufwand hinzuprogrammiert werden. Deshalb ist es wichtig, einen bewanderten Blick auf das „große Bild“ zu werfen: Was ist am Anfang unerlässlich, und welche Ausbaustufen sind absehbar? Beispielsweise soll am Anfang nur eine Redakteurin mit Ihrem CMS arbeiten, aber in zwei Jahren sollen verschiedene Abteilungen ihre Inhalte (und nur diese) selbst pflegen oder wollen Sie Ihrer Kundschaft einen Zugang geben, um Zugriff auf geschützte Dokumente zu ermöglichen. Es wäre gut, wenn Sie in zwei Jahren dann auch noch mit demselben CMS arbeiten könnten.
Vergleichbare Angebote
Es ist eine alte Weisheit, dass man Äpfel nicht mit Birnen vergleichen sollte. Das kommt natürlich darauf an. Vielleicht wollen Sie auch einfach nur Obst essen – dann kaufen Sie ruhig dasjenige, das gerade im Angebot ist. Oder – um beim Architekturbeispiel zu bleiben – ist es Ihnen egal, ob sich die Dachflächenfenster öffnen lassen?
Bezogen auf Content-Management-Systeme bedeutet das: Die Grundfunktionen beherrschen sie alle. Nutzer:innen können sich einloggen und Inhalte erstellen, ändern, löschen. Es können Bilder und Links eingefügt werden, die Seitenstrukturen sind semantisch korrekt aufgebaut und mit Meta-Informationen anreicherbar. Keines wird Ihnen ein festes Design vorschreiben oder wie Menüpunkte beschriftet werden.
Eine weitere alte Weisheit lautet: Der Teufel steckt im Detail. Lautet die Vorgabe „Nutzer sollen sich anmelden können“, wird jede Anbieterin sagen: „Geht.“ Der eine darf darunter verstehen, dass Redaktionsmitglieder sich am Backend anmelden können (eine Grundfunktion jedes CMS), der andere, dass sich Seitenbesuchende anmelden und ein „Profil“ über sich pflegen können, einschließlich Portraitfoto und Kontaktdaten. Kaum jemand fragt zu diesem Zeitpunkt nach, ob ein angemeldeter Nutzer als Verfasser seiner Inhalte ausgewiesen werden soll und was mit diesen Inhalten passieren soll, wenn der Nutzer seinen Account später löschen sollte.
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